ДОКУМЕНТ WORD *.DOC ДОЛЖЕН БЫТЬ

Обучение - Оформление работ

1. С едиными полями по всему тексту.

Бывает, правда, необходимость перевернуть лист в альбомный (большая таблица) или вставить большой рисунок. Тогда нужен «Разрыв раздела», и можно делать там другие поля. Но мы имеем пока в виду обычный текст.

2. Шрифт лучше стандартный — Times New Roman

«С засечками», как в книге (многосотлетний типографский опыт показывает, что шрифт с «засечками» глаз воспринимает лучше). Это, обычно, — Times New Roman. Arial же — без засечек; он используется иногда для заголовков. Я почти никогда уже не применяю ничего, кроме Times New Roman. Иной раз хорошо, конечно, что-нибудь особое — «Ижицу» или какой-нибудь “Gotic”. Однако надо помнить, что подобный экранный и TT шрифт будет не у всякого.

3. Текст при работе выравнивай по левому краю.

Это — стиль пишущей машинки, принятый для рукописей в научных журналах, который мне, например, более удобен: одинаковые расстояния между словами. Если же кто-то желает по-современному выравнивать текст по обоим краям, то ему все равно следует начинать форматирование и коррекцию черновика с выравнивания по левому краю. Дело в том, что иначе текст, например, при удалении фрагмента из строки, начинает «ползти»: Word расширяет промежутки между словами, чтобы даже при удаленных буквах и словах строка оставалась на всю страницу. Это неудобно, поскольку «сбивает глаз», а также и замедляет процесс (при твоих удалениях Word вынужден проводить лишний этап). Попробуй и увидишь сам. Выравнивание по обоим краям можно сделать в самом конце, когда больше не трогаешь текст.

4. Один и тот же размер абзацного отступа.

Не следует делать абзац Tab, т.е., символом табуляции (Tab сработает как установка величины абзаца default (0,5 дюйма — 1,27 см), если ты в начале печатания текста документа сам установил его. Тогда Word, видимо, запоминает абзац и откликается на Tab его установкой. Но лучше не использовать Tab вовсе (то установит, а то — ошибется Word или ты в начале сам не установишь абзац).

Недопустимо делать абзац пробелами. Во-первых, ты, чтобы сделать размер абзацного отступа одинаковым, должен будешь каждый раз считать пробелы (зачем это?). И, во-вторых, если ты или кто-то другой захочет переформатировать документ, то несколько пробелов подряд могут переползти в текст.

Абзац — верхний бегунок на горизонтальной линейке. Но лучше ставить его default (0,5 дюйма). Вот перед тобой пустая страница: на ней только одинокий знак абзаца. Выдели его мышью, щелкни правой кнопкой и — «Абзац» (либо в меню «Формат»), просто поставь «Отступ» — будет default).

Захотел изменить отступ в целом абзаце (несколько строк) — выдели его (или часть его) и осуществи ту же процедуру.

Нижний бегунок на линейке — выступ. Его быть не должно (в некоторых случаях, правда, нужен — «Список литературы»: номера полезно ставить левее следующей строки. Бывают и другие подобные рубрикации). Но иногда выступ где-то появляется сам по себе. Тогда выдели это место и передвинь нижний бегунок до 0 см.

Полезно также использовать кнопку кисть «Формат по абзацу». Увидел, что у тебя какой-то абзац вдруг потерял необходимое форматирование, поставь курсор на абзац нормальный, стандартный, щелкни на кисти, а затем просто выделяй ею то, что хочешь переформатировать в соответствии со стандартом (правда, если в стандарте, например, нет курсива, а в переформатируемом месте есть, то он оттуда исчезнет. Следи).

5. Если заголовки или что-то еще (например, вставленный рисунок или таблица) располагаются посередине страницы (кнопка выравнивания «По центру»), то у них не должно быть абзацного отступа: выдели необходимое, а абзацный отступ убери вручную, передвинув мышью верхний бегунок на горизонтальной линейки до 0 см.

6. Если надо не окончив страницу, перейти на другую, пользуйся только разрывом страницы (или раздела), но никак не «Enter за Enter».

7. Разрывами строки не пользуйся

Это вот что

(Shift + Enter). Это непонятно что и непонятно зачем оно надо. Вот, скажут, стихи хорошо писать:

«И казачество кубанское,

Днепр да Дон,

Сами же стаканами

Динь да дон»

(В.В. Маяковский; по-памяти)

Я не понял: ты видишь, что все полезло влево, и теперь ты должен выравнивать, но не абзацным бегунком на горизонтальной линейке, а бегунком «Отступа слева». И какая разница по сравнению с абзацем? Даже лучше было бы абзацами, потом ровнять не надо:

«И казачество кубанское,

Днепр да Дон,

Сами же стаканами

Динь да дон»

Я презираю разрывы строки, я видеть их не могу при отображении непечатаемых символов. Я считаю их «непечатными символами». Да и ты — наплюй на них. Может, конечно, они нужны для каких-то хитрых манипуляций при трансформации *.doc в другие форматы документов для Интернета. Тут я полностью серый. Но — я такого не делаю. Я делаю только Word. И имею роскошь плевать на разрывы строк.

8. Различными стилями (левое оконце на панели) лучше не пользоваться (кроме всплывающих сносок — ниже).

Может показаться, что если заголовки и подзаголовки набраны различными стилями, то облегчается составление «Оглавления» — тогда Word способен делать его автоматически. Но мой опыт показывает, что если оглавление мало, то и со стилями связываться нечего, а если велико, то иногда ошибся ты, сделав какой-нибудь из многочисленных подзаголовков не тем стилем, а иногда, как ни странно, ошибается Word. И все равно приходится все проверять.

Поэтому все печатай обычным стилем. У меня он — Times New Roman, 12 пунктов (это ныне стандарт), один интервал, поля В — 2,5 см (чтобы влез если нужен и колонтитул), Н — 2 см (проверь, чтобы взял твой принтер), Л — 2,75 см (привык), П — 1,75 см (также). Абзаца на всякий случай нет — ставлю вручную в начале каждого документа (вдруг надо будет сначала сделать заголовок «По центру»).

Как сделать, чтобы указанные параметры были default и устанавливались сами собой при каждом открытии Word?

Через основной шаблон документа, normal.dot. Файлы шаблонов — Program Files (или MSOffice) — Microsof Office — Шаблоны — normal.dot.

Normal.dot по умолчанию — с крайне неудобным набором кнопок, плохими полями и шрифтом в 10 пунктов. Открой в Word не *.doc, а *.dot, конкретно — normal.dot, шрифт 12 пт, натаскай кнопок нужных, убери ненужные тебе, сделай «Обычный вид» документа (не разметку страниц) и сохрани свой normal.dot. Однако поля default таким путем тебе не сделать. Поступи так: изготовь свой normal.dot как я только что указал, потом выставь нужные тебе default поля, и сохрани шаблон под именем, скажем, norma.dot. Теперь у тебя два шаблона: normal.dot и norma.dot. Закрой Word, сотри (а лучше на всякий случай перенеси куда-нибудь) normal.dot, а norma.dot переименуй в normal.dot. Открывай Word: увидишь, что и поля у тебя ныне default.

Скопируй свой normal.dot куда-нибудь в хранилище, вплоть до дискеты или CD — потом пригодится, ибо Word при сбое портит шаблон, восстанавливая свой исходный (можешь, например, даже удалить normal.dot из каталога Шаблоны, а потом открыть Word. Увидишь, что он сделает новый normal.dot по умолчанию). Пригодится и когда станешь снова устанавливать на компьютер Windows и MS Office.

У меня, например, имеются особые кнопки, которые я сделал сам (и такое можно, хотя в Help, вроде, не указано).

Вернемся к заголовкам. Если стиль «Обычный», то делай их сам: шрифт полужирный или курсив. Следует помнить, что много курсива на странице плохо (это не любят и исправляют в редакциях и типографиях). При разрешении экрана 800х600 много курсива воспринимается неважно, поэтому если уж крайне необходимо набрать страницу курсивом, делай шрифт 14 (13 плохо, почему-то Word 97 иногда его не запоминает, теряя при последующем открытии, в отличие от древнего Word 6. Может, конечно, мне попадался кривой Word 97). Совсем плохо — полужирный курсив (в редакциях его используют только в очень коротких фрагментах — 1–2 слова). Изощряйся по-другому.

Подчеркивание также следует использовать минимально (сам погляди — на компьютере выглядит неважно).

Хочешь легко вернуться к обычному стилю — выдели что надо, и Shift+Ctrl+Z.

ИСПОЛЬЗУЙ ЭТУ КОМБИНАЦИЮ КЛАВИШ ШИРОКО — ОЧЕНЬ ОБЛЕГЧАЕТ ЖИЗНЬ